CÓDIGO DE ÉTICA
Código de ética y conducta
Nuestro Código de Ética y de Conducta
El tener ahora en tus manos el Código de Ética y de Conducta de INNOVACIONES ENERGETICAS Y DE COMUNICACIONES SAS - IENERCOM (en adelante la Compañía), es un hecho muy significativo e importante para quienes formamos parte de esta Compañía, ya que la presentación de las normas que rigen nuestro trabajo diario, enmarca el actuar de cada uno de nosotros en sus áreas de trabajo. El tener presentes cada una de estas normas significa evaluar la manera en que nos conducimos y vivimos nuestra cultura como personas y organización.
Los principios, normas y valores, son el marco de referencia con que determinamos si una acción es correcta y son el soporte ético de nuestra conducta.
Tomando en cuenta lo anterior, el Código de Ética y de Conducta significa el compromiso de cada uno de nosotros por vivir y hacer vivir los lineamientos que determinan la forma en que debemos proceder; más que un texto, es el documento que marca la línea para comportarnos de manera íntegra y reflejar así la cultura de la Compañía.
1. INTRODUCCIÓN.
La Compañía, consciente de las responsabilidades que tiene frente a la sociedad y al país, se ha comprometido en liderar en forma permanente una política empresarial seria y transparente, guiada por principios de rectitud y honestidad, comprometida con el desarrollo económico de Colombia bajo un estricto respeto por la ley.
Por ello, el presente Código de Ética enuncia los principios y normas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de los directivos, trabajadores, clientes, proveedores y demás contrapartes de la Compañía, de tal forma que puedan mantener unas excelentes relaciones, con un personal comprometido con el crecimiento y el desarrollo de la empresa y del país, mediante la promoción de los principios y la exaltación de los valores que engrandecen la persona y nuestra Compañía.
Por lo anterior, este Código de Ética y de Conducta, es la guía de comportamiento que debemos seguir como Contrapartes de la Compañía, para el correcto desarrollo de nuestras actividades, basadas en los principios de transparencia, integridad, igualdad, respeto, legalidad y confidencialidad. En este documento encontrarás las pautas generales y obligaciones de carácter ético para el relacionamiento con el entorno administrativo, empresarial y la comunidad en general, que debemos asumir todos los que tenemos vínculo con la Compañía, a fin de evitar conflicto de intereses, fraude o fuga de información, soborno, corrupción o cualquier conducta ilícita o que se encuentre en contravía de nuestro Código o del marco legal de Colombia.
2. OBJETIVO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA.
Propiciar los principios, valores, compromisos éticos y directrices de nuestra Compañía en las diferentes situaciones y espacios del entorno laboral y relación de todos lo Trabajadores al interior de la Compañía, así como la interacción armónica, equitativa y honesta con nuestras Contrapartes externas, además, queremos:
• Unificar y fortalecer las prácticas empresariales en nuestros Trabajadores, para cumplir con los más altos estándares morales y profesionales.
• Fomentar una cultura de transparencia, integridad, igualdad, respeto, legalidad y confidencialidad en las relaciones con nuestros diferentes grupos de interés, basada en los Derechos Humanos.
• Facilitar la resolución de dilemas éticos.
• Compilar las políticas, normas, sistemas y principios éticos que orientan las actuaciones de la Compañía y de todas las contrapartes vinculadas con este, a fin de preservar nuestra integridad ética.
3. VALORES CORPORATIVOS.
Los valores corporativos de la Compañía son:
• Transparencia. Principio que subordina la gestión de las instituciones y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada.
• Integridad. Considera la veracidad y transparencia de las acciones personales, por tanto, se opone a la falsedad o el engaño. Cuando éste es requerido en la intervención o indagación, se deben cumplir las condiciones previstas por la tradición en ética aplicada.
• Respeto. Es el reconocimiento de una persona como un ser autónomo, único y libre. También significa que reconocemos que cada persona tiene el derecho y la capacidad de tomar sus propias decisiones.
• Legalidad. La legalidad como principio y en su acepción jurídica más aceptada, establece que todo acto de los órganos del Estado debe encontrarse fundado y motivado por el derecho vigente.
• Confidencialidad. Hace referencia al respeto de la información obtenida como resultado de relaciones profesionales y empresariales. Implica no revelar dicha información a terceros sin autorización adecuada y específica, salvo que exista un derecho o deber legal o profesional de revelarla.
4. PRINCIPIOS GENERALES.
Los destinatarios del presente Código estarán obligados a cumplir no solamente la letra sino el espíritu de la Constitución y de las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y las políticas fijadas por la Compañía.
Los estatutos, las reglas de conducta, los códigos y los manuales de la Compañía, no sustituyen el buen criterio, la responsabilidad, el sentido común y la prudencia indispensable para el mejor desempeño de sus Trabajadores en la actividad que desarrollan, pero obviamente sus disposiciones no solo sirven de guía en el actuar diario, sino que, de igual forma son de obligatorio cumplimiento.
Todos los negocios, operaciones y actividades que se realizan por los Trabajadores en nombre de la Compañía, deberán estar regidos por los principios éticos establecidos en el presente Código.
En la medida en que todos los destinatarios del Código de Ética y de Conducta sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales, y las practiquen, se puede afirmar que se estará cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y el país, y la única forma de hacerlo será guiándose por la senda de un negocio honesto, transparente y legítimo.
Por lo anterior, todas las Contrapartes de la Compañía, estarán obligados en todas sus actuaciones a:
a. No aconsejar o intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de la Compañía, tales como publicidad tendenciosa, espionaje industrial, incumplimiento de obligaciones laborales, comerciales, sociales y demás.
b. Obrar con buena fe, con lealtad y con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley, y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Compañía.
c. Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro Trabajador o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Compañía, de sus clientes y usuarios. Si el Trabajador prefiere conservar el anonimato para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través de la Línea Ética de reporte cumplimiento@ienercom.com que se logra solicitando comunicación directa con el Empleado de Cumplimiento.
d. Desarrollar en su hacer diario los principios de responsabilidad social reflejado en una rendición de cuentas interno, a fin de informar la responsabilidad en la sociedad y el medio ambiente.
e. La Compañía deberá ser transparente en aquellas decisiones y actividades que impactan en la sociedad y el medioambiente.
f. La Compañía y sus Contrapartes, deberán actuar bajo un comportamiento ético en todo momento.
g. Respeto por los intereses de las partes interesadas en el desarrollo de una operación, contrato o negocio en relación con la actividad y el objeto social de la Compañía e intervinientes.
h. Respeto a la ley, todas las Contrapartes de la Compañía, deben aceptar y respetar el estado de derecho, el cual es mandatario.
i. Respeto por las normas internacionales de comportamiento, la Compañía y todas nuestras Contrapartes deben respetar las normas internacionales de comportamiento, a la vez que acatar el principio de respeto por el estado de derecho.
j. Respeto por los derechos humanos, la Compañía y nuestras Contrapartes reconocemos la importancia de los derechos humanos.
5. NUESTRAS DECLARACIONES Y BUENAS PRACTICAS.
La Compañía y sus Trabajadores manifiestan:
• Honorabilidad y Responsabilidad: Siempre debemos de conducirnos de forma correcta, conforme a este Código de Ética y de Conducta, y la legislación que resulte aplicable, así como reportar a los órganos de control de la Compañía cualquier situación respecto a la violación del Código, así como cualquier conducta calificada de Ilegal por las leyes correspondientes.
• Justicia, Verdad, Antidiscriminación e Igualdad de Derechos y Oportunidades: Manifestamos que nos conduciremos respetando la verdad y siempre tendremos muy en cuenta el derecho que asiste a cualquier persona, a que se respeten sus derechos y a que siempre le sea reconocido mediante los valores de razón y equidad, lo que le corresponda en razón a su comportamiento. Y en tal sentido, repudiamos el acoso y el hostigamiento en cualquiera de sus manifestaciones y que consideramos totalmente inaceptable el uso, consumo, distribución, de cualquier droga o estupefaciente de manera interna o externa.
• Anticorrupción - Antisoborno: Manifestamos y observamos prácticas de negocio justas y transparentes para asegurar el cumplimiento de las Normas Colombianas y que evitamos las prácticas de soborno y extorsión, así mismo no participamos, ordenamos, autorizamos, prometemos, conspiramos, inducimos o asistimos a alguien en prácticas de corrupción o soborno, ya sea directamente o a través de un tercero.
• Sobre el Conflicto de Intereses: Trabajadores, independientemente el nivel del cargo, que tengan intereses financieros en empresas que pretendan comprar, vender o proporcionar cualquier tipo bien o servicio a la Compañía, pueden llevar a cabo dichas operaciones siempre y cuando éstas hayan sido analizadas y aprobadas por el Comité de Ética, cuando se trate de operaciones relevantes.
• Regalos, obsequios y/o Compensaciones: Manifestamos que nos abstendremos de aceptar regalos, condiciones ventajosas, salarios, viajes, comisiones o cualquier otra forma de compensación por parte de clientes, proveedores, instituciones financieras, concesionarios, contratistas, empresas o personas que presenten servicios y en general con cualquier persona física o moral con la que por motivos profesionales tengamos trato alguno.
• Sobre los Bienes: Manifestamos, que daremos un buen uso y trato a los bienes muebles e inmuebles propiedad o en alquiler de la Compañía, ya sean bienes de uso general o los específicos para el cumplimiento de nuestro trabajo, cuidando en todo momento su integridad.
• Sobre los Registros y en General sobre el Uso de la Información: Manifestamos que está prohibido distorsionar o manipular de cualquier forma los registros y/o la información contable, administrativa, legal o de cualquier índole o bien falsear las operaciones, ya sea para simular el cumplimiento de metas u objetivos, o para obtener algún beneficio personal. Así mismo manifestamos que la información será utilizada de acuerdo a las mejores prácticas y en todo momento apegada a la normatividad vigente. Las empresas asociadas deberán proporcionar información veraz y suficiente para que el usuario pueda tomar una decisión.
• Relación con Clientes y Proveedores: Manifestamos, que conservaremos con la confidencialidad debida toda la información de nuestros Clientes y Proveedores, que únicamente la utilizaremos conforme a la normatividad aplicable y en los procesos naturales y normales de la operación cotidiana de la Compañía. Los Clientes y Proveedores se regirán por los principios de sana competencia al momento de ofrecer sus servicios.
• Relación con Autoridades: Manifestamos, que daremos a las autoridades siempre una atención ética y adecuada, que cumpliremos con los requerimientos y en su caso observaciones que las mismas determinen, de conformidad con la legislación legal aplicable. Manifestamos, que en ningún momento propondremos algún acto que se considere corrupto o en contravía de la ley, las buenas prácticas y la ética, y en su caso que reportaremos a nuestro jefe inmediato, cualquier acto de corrupción que los representantes de la autoridad pudieran sugerir o solicitarnos.
• Relación con el Medio Ambiente: Manifestamos, que buscando mejorar nuestro Medio Ambiente, haremos un esfuerzo, como Compañía aplicaremos al menos los siguientes puntos, considerados como mínimos para la protección del Medio Ambiente:
- Reducir el consumo de energía apagando todos los equipos y aparatos al finalizar la jornada de trabajo.
- Realizar un uso y gasto responsable del papel y cultura de reciclaje.
- Programa de revisión continua de llaves o grifos, No dejar que las llaves de agua goteen o abiertas.
- Apagar las luces cuando no se usen.
• Relación con la Competencia: Manifestamos que nuestra competencia será sana, ética, y honesta, cumpliendo con todas las leyes y normas aplicables, que no participaremos de ninguna manera en actos que pudieran constituirse como limitaciones sobre el libre juego de los mercados. Siempre actuaremos de manera profesional. Al mismo tiempo nos aseguraremos que nuestro personal rija su conducta mediante los principios de la sana competencia.
• Prevención del acoso laboral: Declaramos un compromiso por el respeto y la dignidad de nuestros Trabajadores, previniendo expresiones y conductas hostiles en las diferentes relaciones laborales, promoviendo el buen trato y un ambiente de trabajo libre de conductas ofensivas.
• Igualdad de Género y no discriminación: Es responsabilidad de todos/as nosotros/as mantener un ambiente libre de discriminación. La Compañía, tiene el compromiso de mantener un ambiente de trabajo en el que se reconozcan las diferencias y se valore a las personas sin distingo alguno. Damos igualdad de calificación profesional entre mujer y hombre para ocupar las mismas plazas sin preferencias ni discriminación de género, e impulsamos el ejercicio pleno de los derechos humanos de las mujeres y los hombres sin discriminación por razones de discapacidad, enfermedad, etnia, condición indígena o tribal, raza, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, opinión política o de otra índole.
• Diversidad e igualdad de oportunidades: Nos encontramos comprometidos a vivir una cultura de respeto por la igualdad de oportunidades, con un trato respetuoso y sin discriminación alguna hacia y entre todos los colaboradores, garantizando la contratación, el desarrollo profesional, el ascenso o despido de las personas bajo procedimientos transparentes que promuevan el crecimiento organizacional.
• Remuneraciones justas: Asignamos la remuneración salarial considerando definiciones legales, análisis de equidad interna alineado a la estructura salarial de la Organización, estudio de competitividad externa lo cual facilita brindar una remuneración competitiva que genere calidad de vida a nuestros Trabajadores y sus familias.
• Trabajo infantil: En concordancia con las normas laborales y a los convenios establecidos por la Organización Internacional del Trabajo ratificados por Colombia, la Compañía, reconoce y protege los derechos básicos de la infancia, contratando a personas que han cumplido su mayoría de edad y, ante la eventual contratación de menores de edad, adelanta los procesos administrativos para obtener los permisos necesarios ante la autoridad administrativa. Estamos comprometidos con la protección de los derechos infantiles como la explotación económica y el desempeño de cualquier trabajo potencialmente peligroso o que impida el acceso a su educación, o que sea nocivo para su salud o su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social.
• Protección de datos personales: Es deber de todos los Trabajadores de la Compañía, guardar reserva y discreción respecto a los datos personales de nuestras Contrapartes con quienes tenemos relacionamiento en virtud de las relaciones comerciales o en la ejecución de las actividades propias de la Compañía. En ese sentido, la Compañía está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de los titulares de los datos que recolecta, cumpliendo para tal efecto con la normatividad vigente y las políticas de tratamiento de datos de nuestra Compañía.
6. CONFLICTO DE INTERESES.
La lealtad, objetividad y transparencia deben aplicarse en nuestro día a día para prevenir posibles conflictos de intereses. Definimos y reconocemos un conflicto de intereses cuando se presentan situaciones en las que las actividades o intereses personales del empleado o del directivo, o de personas vinculadas con ellos, pueden interferir en su independencia para tomar decisiones laborales o empresariales.
a. Se consideran personas vinculadas con el colaborador:
- Su cónyuge.
- Los ascendientes o descendientes (tíos, primos y hermanos en cualquier grado) del colaborador.
- Los ascendientes o descendientes (tíos, primos y hermanos en cualquier grado) del cónyuge del colaborador.
- Las Contrapartes en las que el Trabajador, o cualquiera de las personas mencionadas anteriormente, tenga o ejerza el control, o cuente con la capacidad de nombrar la mayoría de la composición de sus órganos de administración, o en las que ocupe simultáneamente el cargo de empleado o directivo.
Todos los Trabajadores que se encuentren dentro del rango de Gerente o Director de la Compañía, deberán diligenciar anualmente la “declaración de situaciones que puedan generar conflictos de intereses”. e implementar medidas y mecanismos que nos permitan identificar posibles situaciones de conflicto de intereses y evitar incurrir en estas.
Toda situación que genere conflicto de intereses debe ser reportada por los Trabajadores a través de la Línea Ética y a su superior jerárquico. Cuando se presente una situación de conflicto de intereses, los comportamientos esperados son:
1. Como Empleados y Directivos.
- Diligenciar o actualizar el formato correspondiente, para declarar situaciones que puedan generar conflictos de intereses de administradores.
- Frente a aquellas situaciones que puedan comprometer la objetividad e independencia en una decisión del cargo, área o empresa, abstenerse de participar en ella.
- Aplicar los lineamientos y recomendaciones que el comité de Ética y Conducta le indique.
2. Como jefe inmediato, al recibir un reporte de un Trabajador sobre alguna situación que pueda generar conflicto de intereses, los comportamientos esperados son:
- Verificar con el Comité de Ética y Conducta la notificación del caso.
- Excluir al Trabajador de las decisiones relacionadas con la situación reportada.
- Implementar las acciones pertinentes que estén a su alcance para evitar que se ejecute la acción bajo conflicto de intereses.
- Realizar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones del Comité de Ética y Conducta.
7. SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).
A través de la implementación de este Sistema, y con el objeto de detectar y reportar operaciones que pretendan dar apariencia de legalidad, todos los que hacemos parte de la Compañía nos comprometemos a promover, inculcar y adoptar la cultura del SAGRILAFT y de esta manera prevenir que se introduzcan al sistema a la empresa recursos provenientes de actividades relacionadas con el Lavado de activos, financiación del terrorismo y/o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva - SAGRILAFT. Lo anterior se ejecutará desde el momento de vinculación de los Trabajadores a través de capacitación en la inducción y de forma periódica, previniendo y controlando estos riesgos de acuerdo con las políticas, procedimientos, elementos, etapas, actividades, responsabilidades y roles que se describen y detallan en el Manual SAGRILAFT
8. ANTI – CORRUPCIÓN Y ANTI – SOBORNO.
En atención al desarrollo del objeto social de la Compañía, todos los Trabajadores deben estar alertas respecto a la corrupción y al soborno nacional o transnacional, entendido este como la acción de ofrecer a un servidor público nacional o extranjero, sumas de dinero o cualquier tipo de beneficio o utilidad para que realice, omita o retarde actos relacionados con sus funciones y en relación con un negocio o transacción nacional o internacional.
La Compañía y sus Trabajadores tienen cero tolerancias a la corrupción y al soborno nacional o transnacional en cualquiera de sus modalidades. En consecuencia, prevenimos la ocurrencia de actos relacionados con dichas conductas, alineados con la normativa legal vigente.
Conservamos nuestra cultura de integridad, ética y transparencia, reportando posibles situaciones de alerta al Oficial de Cumplimiento Anti-Soborno y Anti-Corrupción cumplimiento@ienercom-com
9. CANALES DE COMUNICACIÓN.
Los avisos pueden ser presentadas a través del Canal de Denuncias (Canal ético), cumplimiento@ienercom.com plataforma gestionada por un proveedor externo a la compañía, a través de la cual los empleados, tanto internos como externos, pueden informar sobre posibles infracciones o violaciones no solo a la presente política, sino también cualquier acto ilícito o que vaya en contravía de la ética y el buen actuar de cualquier persona.
Las denuncias también pueden ser efectuadas mediante el envío de una carta dirigida al Gerente General y Empleado/Responsable de Cumplimiento, con dirección Calle 61 No 9-83 Of. 203.
Asimismo, se invita al resto de partes interesadas a enviar sus avisos sobre infracciones o sospechas de infracciones a estos mismos canales.
En todos los casos, la Compañía garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante, sin perjuicio de las obligaciones legales previstas y la defensa de los derechos de la empresa o de las personas implicadas en el testimonio.
10. ACTUALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN.
La actualización del Código de Ética y de Conducta se realizará cada 2 (dos años) o de ser necesario antes por actualización normativa, teniendo en consideración nuevas reglamentaciones o modificaciones a los procedimientos establecidos; los cuales podrán variar según el actuar normal del mercado y de la Compañía.
Invitamos a todos quienes forman parte de INNOVACIONES ENERGETICAS Y DE COMUNICACIONES S–S - IENERCOM y a nuestras terceras partes a participar de manera activa y decidida en la aplicación de los principios y valores aquí expuestos. Por lo tanto, contamos con su apoyo, entusiasmo y compromiso para seguir construyendo historias de éxito y fortalecer la reputación.
Cordialmente,
MADELEINE SOTO LACOUTURE
Gerente General