Política Anticorrupción
Política Anticorrupción - IENERCOM SAS
1. INTRODUCCIÓN.
INNOVACIONES ENERGETICAS Y DE COMUNICACIONES SAS - IENERCOM., sociedad por acciones simplificada en función de su cultura organizacional y valores corporativos ha adoptado un Programa de Transparencia y Ética Empresarial a fin de prevenir cualquier acto de corrupción, soborno, fraude o delitos fuentes de estos principales con sus contrapartes de forma directa o indirecta en el desarrollo ordinario de sus operaciones.
El soborno y la corrupción son acciones que pueden afectar considerablemente la imagen y la reputación de INNOVACIONES ENERGETICAS Y DE COMUNICACIONES SAS - IENERCOM. (en adelante la Compañía), además de vulnerar la Ley, la confianza de Colaboradores, Inversionistas, Accionistas, Proveedores, Clientes y en general el escenario de sus negocios. Es por esto, que, al ser conscientes de estas consecuencias, la Compañía está comprometida con los más altos estándares éticos en las interrelaciones con sus contrapartes y con el cumplimiento de las leyes nacionales y aquellas que le son aplicables ante el ente de vigilancia y control.
Por lo anterior, como respuesta a este compromiso, se establece la presente Política de cero tolerancias frente al Soborno y la Corrupción, como elemento fundamental para impulsar el desarrollo de acciones adecuadas, necesarias y coordinadas para prevenir y evitar actos de soborno y corrupción, promover la transparencia en la gestión de la administración, disuadir las conductas indebidas e incentivar el compromiso de sus contrapartes frente a estos ilícitos.
La presente política se suma a las demás políticas corporativas de la Compañía en su interés por alinear las estrategias y operaciones con los principios éticos aceptados por la Asamblea General de Accionistas, en especial el principio de lucha contra la corrupción que pretende promover y fortalecer las medidas para prevenir y combatir la corrupción. En tal sentido, con el propósito de facilitar el control y la gestión sobre los eventos de soborno y corrupción, en la consecución de sus objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento, la política establece los elementos estructurales como marco para prevenir, detectar, investigar y corregir eventos de soborno y corrupción dirigidos a todas sus contrapartes.
2. CUMPLIMIENTO NORMATIVO.
La Compañía promueve entre sus miembros de la Asamblea General de Accionistas, directores, administradores, servidores, proveedores, contratistas, clientes/usuarios, agentes y representantes, el cumplimiento de todas las disposiciones legales relacionadas con la identificación, prevención y sanción de fraude, corrupción y soborno, en cumplimiento del capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y demás normas nacionales que la complementen, modifiquen o sustituyan.
3. DEFINICIONES:
• FRAUDE: es un acto ilegal realizado por una o varias de las personas físicas o jurídicas que se encargan de vigilar el cumplimiento de contratos públicos o privados para obtener algún provecho perjudicando los intereses de otro.
• CORRUPCIÓN: Dar o exigir dinero u otra utilidad: para que se realice u omita un acto propio del cargo de un funcionario público, o para que se ejecute uno contrario a sus deberes oficiales.
• COHECHO/SOBORNO: El cohecho o también conocido como soborno, coima o mordida, en el ámbito del derecho, es un delito que consiste en sobornar a una autoridad o funcionario público mediante el ofrecimiento de una dádiva a cambio de realizar u omitir un acto inherente a su cargo.
• COLUSIÓN: es un acuerdo o práctica concertada entre dos o más competidores con el fin de fijar precios de venta, precios de compra u otras condiciones de comercialización.
• CONFLICTO DE INTERESES: Son aquellas situaciones en las que el juicio de un sujeto, en lo relacionado a un interés primario para él o ella, y la integridad de sus acciones, tienden a estar indebidamente influenciadas por un interés secundario, el cual frecuentemente es de tipo económico o personal.
4. OBJETIVO:
El objetivo de esta política es proporcionar parámetros generales de actuación, con el fin de minimizar la materialización de situaciones asociadas a los riesgos relacionados con el fraude, la corrupción y el soborno y así, evidenciar el compromiso asumido por la Compañía en su lucha permanente contra estos flagelos.
4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
• Definir un conjunto de lineamientos para la gestión de riesgos asociados al fraude, la corrupción y el soborno en la Compañía.
• Promover una cultura ética, salvaguardando la reputación de la Compañía y enalteciendo los valores corporativos incorporados en el Código de Ética y de Conducta de la Compañía.
• Transmitir a todos los empleados conocimiento sobre los conceptos de fraude, corrupción y soborno e implementar una cultura de control para la prevención y la gestión de los riesgos asociados a ellos.
• Identificar, analizar y evaluar los riegos asociados al fraude, la corrupción y el soborno que se muestren como señales de alerta, tomando acciones de control para prevenir su materialización o disminuir sus consecuencias.
5. LA POLÍTICA.
La Compañía comprometida con el desarrollo de sus negocios y en cumplimiento de sus valores y principios éticos hace manifiesta su posición de “Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno” como una política inquebrantable del quehacer organizacional. Por lo tanto, adopta la política de “Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno” y para ello, toma las medidas necesarias con el fin de combatir estos flagelos, buscando permanentemente implementar mecanismos, sistemas y controles adecuados que permitan su prevención, detección y tratamiento.
6. DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD.
La Compañía, está comprometida con una política de cero tolerancias frente al fraude, el soborno o la corrupción en cualquiera de sus modalidades, es por esto, que promueve una cultura de lucha contra el mismo y que mantenga el más alto nivel de normas profesionales y éticas en su forma de hacer negocios. Para tal efecto la Compañía se comprometen a:
• Gestionar cualquier tipo de relación con terceros o contrapartes, de acuerdo con los valores corporativos y de una manera estructurada y estratégica, los riesgos de fraude o corrupción asociados al negocio y su relacionamiento con terceros.
• Promover continuamente una cultura ética como elemento indispensable para la prevención, detección, investigación y remediación del fraude o la corrupción.
• Prevenir los daños a la imagen y reputación de la Compañía a través de la adopción y cumplimiento de disposiciones que prohíben la comisión de acciones constitutivas de fraude o corrupción.
• La Asamblea General de Accionistas y su Alta Dirección están comprometidas con la gestión del riesgo de fraude, soborno o corrupción y asume la responsabilidad de ejercer supervisión al cumplimiento de la presente política. La Alta Dirección es además responsable de asegurar que los riesgos que se presente sean gestionados y los incidentes presentados sean reportados e investigados adecuadamente, y de sancionarlos si es el caso.
• Cada colaborador es responsable por aplicar los criterios definidos en esta política y por ajustar sus actuaciones de acuerdo con los valores corporativos y lineamientos establecidos en el Código de Ética y Conducta de la Compañía. De igual forma es responsable por prevenir, detectar y denunciar cualquier acto de fraude, soborno o corrupción cuando pueda llegar a presentarse.
7. RESPONSABLES DE LA APLICACIÓN.
Los siguientes son los involucrados directos con los cuales se deben establecer las actividades necesarias para el logro de ésta política:
• Asamblea General de Accionistas.
• Gerente General
• Directores
• Gerentes y demás directivos
8. COMPROMISO.
Este compromiso, recoge el Código de Ética y de Conducta de la Compañía y se traduce en los siguientes principios generales que van dirigidos a la Compañía y todas sus contrapartes que pretendan vincularse.
• Se rechaza toda forma de fraude, soborno o corrupción, tanto directa como indirecta.
• Se prohíbe el uso de toda forma de pago ilícito, con medios pecuniarios o de otra clase, con el objetivo de obtener cualquier ventaja en las relaciones con sus partes interesadas, entendiendo que el concepto de “ventaja” incluye el trato de favor o la garantía de obtención de prestaciones debidas.
Naturalmente, la prohibición también resulta de aplicación a los empleados que, en virtud de sus funciones y las actividades que desempeñan en la Compañía, pretendan aceptar cualquier tipo de fraude, y/u ofrecer sobornos o corrupción en su propio beneficio o en el de familiares, asociados o conocidos.
• En caso de que se prometan, ofrezcan o soliciten sobornos, los empleados de la Compañía deberán informar a su superior directo, Comité de Ética y al Empleado de por medio del canal previsto para la recepción de este tipo de alertas.
• La Compañía se abstiene de ejercer cualquier tipo de presión ilícita, de forma directa o indirecta, sobre políticos; no financia partidos políticos, ni a sus representantes o candidatos, ni en Colombia ni en el extranjero; ni patrocina ningún acontecimiento cuyo fin exclusivo sea la propaganda política.
• Respecto de la elección de contratación de empleados, proveedores, contratistas y/o clientes, se deberá prestar particular atención tanto por la Compañía como de su contraparte hacia cualquier posible conflicto de intereses de orden personal o empresarial (por ejemplo, relaciones de parentesco con los sujetos interesados o vínculos con organismos que puedan, por las funciones que desarrollan, favorecer de algún modo la actividad de la Compañía).
• La Compañía no autoriza la realización, oferta ni aceptación, directa ni indirecta, de pagos ni beneficios por cualquier importe con el fin de agilizar servicios y/o vinculaciones por parte de sus interlocutores.
En caso de que se prometan, ofrezcan o soliciten tratos de favor, los empleados de la Compañía deberán informar a su superior directo, al Comité de Ética y Empleado de Cumplimiento por medio del canal previsto para la recepción de este tipo de alertas.
• No se admite ningún tipo de regalo que pueda ser interpretado como algo que excede las prácticas comerciales o de cortesía normales o, de cualquier forma, destinado a recibir un trato de favor en la realización de cualquier actividad que se pueda vincular a la Compañía. En particular, se prohíbe cualquier forma de regalo a funcionarios públicos colombianos o extranjeros, auditores, consejeros de la Compañía y sus revisores o a sus familiares, que pueda influir en la independencia de juicio o inducir a garantizar cualquier tipo de favor.
• Esta política, no admite derogaciones ni siquiera en aquellos países donde ofrecer regalos de valor a los socios comerciales es una costumbre, es aplicable tanto a regalos prometidos u ofrecidos como a los ya recibidos; se debe precisar que por regalo se entiende cualquier tipo de favor (participación gratuita en convenios, promesa de una oferta laboral, etc.). En cualquier caso, la Compañía se abstiene de prácticas no permitidas por la legislación aplicable, por los usos comerciales o por los códigos éticos – si se conocen – de las empresas o de las entidades con las que mantiene relaciones.
• Los obsequios de la Compañía se caracterizan porque están destinados a promover la imagen de la misma. Los regalos ofrecidos - salvo aquellos de un valor módico - deberán gestionarse y autorizarse conforme a la política de obsequios y hospitalidades y se deberán documentar adecuadamente. Los empleados de la Compañía que reciban obsequios o favores no autorizados en los casos previstos, deberán comunicárselo a la a su superior directo, al Comité de Ética y Empleado de Cumplimiento por medio del canal previsto para la recepción de este tipo de alertas a fin de evaluar si son pertinentes o no.
9. CANALES DE COMUNICACIÓN.
Se exige a todas las contrapartes o grupo de interés de la Compañía que den aviso de toda infracción, o sospecha de infracción, de la presente política y, de forma más general, del Código de Ética de Conducta, a la Gerencia y Empleado de Cumplimiento, encargados de analizar dicho aviso y, en caso necesario, hablar con el informante y la persona responsable de la presunta infracción.
Los avisos pueden ser presentadas a través del Canal de Denuncias (Canal ético), cumplimiento@ienercom.com plataforma gestionada por un proveedor externo a la compañía, a través de la cual los empleados, tanto internos como externos, pueden informar sobre posibles infracciones o violaciones no solo a la presente política, sino también cualquier acto ilícito o que vaya en contravía de la ética y el buen actuar de cualquier persona.
Las denuncias también pueden ser efectuadas mediante el envío de una carta dirigida al Gerente General y Empleado/Responsable de Cumplimiento, con dirección Calle 61 No 9-83 Of 203.
Asimismo, se invita al resto de partes interesadas a enviar sus avisos sobre infracciones o sospechas de infracciones a estos mismos canales.
En todos los casos, la Compañía garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante, sin perjuicio de las obligaciones legales previstas y la defensa de los derechos de la empresa o de las personas implicadas en el testimonio.
Las infracciones al Código de Ética y de Conducta se remiten al Comité de Ética que, en los casos más significativos, tras el oportuno análisis, informará al Gerente General o, en su caso, a la Asamblea General de Accionistas, de las infracciones y de las sanciones que de ellas se deriven.
9.1. COMUNICACIÓN.
Se informa a todos los empleados de la Compañía la existencia de la presente Política (PTEE) y el Código de Ética y de Conducta por medio de las herramientas de comunicación interna.
En los contratos suscritos por la Compañía, se incluye una nota informativa sobre la adopción de la presente Política (PTEE) y Código de Ética y de Conducta. Todas las políticas corporativas en cumplimiento del capítulo X y XIII de la CBJ de la SS se encuentra a disposición de todas las partes interesadas y podrán ser requeridas a través de los canales relacionados en el numeral 9.
10. ACTUALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN.
La actualización de la política de “Cero Tolerancia frente al Fraude, la Corrupción y el Soborno” se realizará cada vez que sea necesario, teniendo en consideración nuevas reglamentaciones o modificaciones a los procedimientos establecidos; los cuales podrán variar según el actuar normal del mercado y de la Compañía.
La divulgación de esta política estará a cargo de la Gerencia General en coordinación con el Responsable de Comunicación Corporativa o quien haga sus veces.
Invitamos a todos quienes forman parte de INNOVACIONES ENERGETICAS Y DE COMUNICACIONES SAS - IENERCOM y a nuestras terceras partes a participar de manera activa y decidida en la continuidad de la construcción de una cultura basada en transparencia y ética empresarial. Por lo tanto, contamos con su apoyo, entusiasmo y compromiso para seguir construyendo historias de éxito y fortalecer la reputación.
Cordialmente,
MADELEINE SOTO LACOUTURE
Gerente General